보고서 잘 쓰는 방법

우리는 회사에 출근하여 일을 하고, 급여를 대가로 받는다.

그렇다면 여기에서 [일]의 정의는 무엇일까?

 

일

① 무엇을 이루거나 적절한 대가를 받기 위하여 어떤 장소에서 일정한 시간 동안 몸을 움직이거나 머리를 쓰는 활동. 또는 그 활동의 대상

② 어떤 계획과 의도에 따라 이루려고 하는 대상.

③ 어떤 내용을 가진 상황이나 장면.

 

무엇을 이루거나 대가를 받기 위한 일련의 활동을 일이라고 정의할 수 있다.

일의 종류는 산업군별, 직종별에 따라 천차만별일 것이다.

IT산업군에서 개발직종에 종사하는 사람에게는 코딩, 프로그램 개발 등이 일일 것이고
제조업체 생산직종에 종사하는 사람에게는 생산공정에 투입되는 것이 일일 것이다.

 

나 같은 일반적인 회사의 사무직에게 있어서 일이란, 회사가 굴러가는데 있어서 무언가 문제점을 해결하는 것이다.

그리고 그 일을 하기 위한 상급자와의 공식적인 소통수단 및 회사와의 소통수단이 보고서다.

개발자가 개발을 잘해야 하듯, 사무직 직원은 보고서를 잘 써야한다.

그렇다면 보고서는 어떻게 해야 잘 쓸 수 있을까?

 

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1. 들어가며

상급자는 보고서를 생각보다 자세하게 읽지 않는다. 나는 내 나름대로 치열한 고민을 한 결과물을 보고서에 문장으로서 녹여내려 하지만, 상급자는 그 문장의 의미를 되새겨보기는 커녕 문장의 첫글자부터 마침표까지 온전하게 다 일독하지도 않는 경우가 허다하다. 나는 분명히 크고 원대하고 심오한 고민을 담아서 문장을 작성했는데, 그 진의를 파악하기 위한 노력은 고사하고 빙산의 일각조차도 제대로 보지 않는다는 것이다. 그래놓고 나중에 와서 "이게 무슨 의미냐"고 딴소리(?)를 한다. 나는 분명 다 써놨는데...대체 왜이러는 걸까? 일부러 나를 괴롭히는 건가?

 

사실 이러한 측면은 상급자에게만 해당되지 않는다. 일반 대중 소비자와 마케터 간의 사이에 있어서도 같은 상황이 벌어진다. 마케터는 많은 고민 끝에 홍보 문구를 담아내지만 소비자에게는 그 최초의 의도대로 와닿지 않는 것은 물론이고, 상품 소개나 설명에 명시를 해놨음에도 불구하고 왜 써놓은 내용들을 문의하는 고객이 그렇게도 많을까...

한국에 이렇게나 문맹률이 높은걸까? 그렇지 않다. 문제의 원인은 우리 모두는 [인지적 구두쇠]의 성향을 지녔기 때문이다. 누군가가 축약하고 축약해 놓은 문장 몇 가지를 바탕으로 A 부터 Z 까지 한번에 판단하기에는 많은 에너지가 소모되고, 그렇기 때문에 인지에 집중하기를 꺼려하는 것이다. 대강 넘어가고, 나중에 궁금한게 생기면 불러서 물어보면 되니까!

 

보고서를 작성할 때에는, 내 보고서를 읽는 대상이 [인지적 구두쇠]라는 것을 철저하게 염두해 두고 쓸 필요가 있다. 내가 보고서를 개떡같이 써놓아도 업무 경력도 많고 능력도 좋은 나의 상사가 찰떡같이 읽어주기를 바라면 안된다. 상사도 상사만의 할일이 있을것이다.(아마도...) 그 바쁜 사람을 설득하기 위해서는 내가 눈에 잘 들어오는 글을 써야만 한다는 사실을 항상 염두해 두자.

 

지금부터는 눈에 잘 들어오는 보고서 작성을 위한 세 가지 방법을 기술해 보고자 한다. 아까부터 '잘 읽히는'이 아닌 '눈에 잘 들어오는' 이라는 용어를 사용하고 있다. 다시 한 번 강조하지만 보고서의 수요자가 보고서를 읽기보다는 눈으로 훑어보는게 다라고 생각하고 접근하도록 하자. 

 

2. 기획력

앞서서 일을 정의하면서 보고서를 왜 잘 써야하는지를 언급한 바가 있다. 문제와 해결책을 상사가 눈으로 보기 쉽게 쓰는 것이 보고서의 핵심이다. 기획력은 그 중에서도 문제가 무엇이고, 문제점은 무엇인지를 찾아내는 능력이다.

 

자, 지금부터 나는 영업사원이라고 가정을 해 보자. 그리고 이번달에 매출 100억원을 달성해야 하는 임무를 부여받았다. 그리고 오늘 1월 12일자를 기준으로 매출은 12억원정도 달성이 되었고, 아직 88억원이 남았다. 남은 기간 동안에 88억원을 달성할 수 있을까?

 

이러한 상황에서 현재상황은 12억원 달성한 매출이 될 것이고, 이상적 상황은 남은 기간 동안 88억원의 매출을 통해 총 100억원 매출을 달성하게 되는 것이다. 문제는 무엇인가? 1월 12일 기준으로 12억을 했으니, 대충 하루에 1억씩 한 셈인데 추세대로 계속 하루에 1억씩 하면 100억 달성은 요원해 보인다.

 

보고서는 문제를 찾고 해결책을 제시하는 것이다. 그렇다면 문제는 100억 매출을 달성하지 못한다. 해결책은 100억 매출을 달성하겠다. 이렇게 쓰면 되는 것일까? 이렇게 쓰면 큰일난다.

그래서 우리는 여기서 "왜"를 떠올려야 된다. 문제의 원인을 찾아내서 그것을 해소해야지만 문제가 해결되는 것이다. "아, 보고서는 문제를 찾고, 문제의 원인을 분석해서 이것에 대한 해결책을 제시하는 것이구나!"

기획력은 이러한 판세를 정확하게 잘 읽고 논리적으로 구조를 짜는 것이다. 그 기획에 대한 성패는 사실 해 보아야만 아는 것이다. 하지만 그 기획이 세상에서 빛을 보려면, 즉 상사·회사를 설득하여 비용을 집행하게 하려면 치밀한 기획력으로 구성이 된 보고서의 작성이 필요한 것이다. 치밀한 기획력은 "왜"라는 본질적인 질문으로부터 나온다.

 

3. 구상력

민족대명절 추석, 한 해의 풍요로움과 수확에 대한 감사의 마음으로 조상에게 올리는 차례이다. 농경생활의 문화이지만 명절로 전승되어 현대의 지금까지도 대부분의 우리나라 사람은 추석 때 고향으로 돌아가 친척들과 함께 비슷한 형식으로 조상에게 감사한 마음을 표한다.

여기에서 '비슷한 형식'이라는 것에 주목을 해 보자. 조상에게 감사하는 마음은 굳이 제사음식이 아니더라도, 절이 아니더라도, 고마운 마음만 가지고 있으면 되지 않겠냐는 질문 혹은 서양의 Thanks giving은 제사를 안지내지 않냐고 반문할 수 있겠지만 이것은 한국인의 대부분이 직접 하든 하지 않든 알고 있는 우리나라에서 통용되는 고유한 양식이다.

보고서도 마찬가지다. 어떻게 쓰더라도 내가 전달하고자 하는 의미가 잘 전달되면 되지 않는가 라고 따져 물을 수는 있겠지만 대답은 그렇지 않다. 직장인에게 통용되는 양식을 통해 표현해야만 한다. 그것이 바로 사회생활이다.

 

 

통상 좋은 보고서는 위 그림과 같은 논리적인 구조를 지니고 있다고 한다.  제목 또는 도입부에 무엇을 하겠다(WHAT)이 제시되고, 그 이유 혹은 명분이 뒤이어 제시된다.(WHY) 그리고 WHAT을 어떻게 하겠다는게 방법 1·2·3 등으로 등장하고(HOW), 마지막으로 이걸 하면 뭐가 좋아지는지 기대효과로 마무리된다.(So WHAT)

 

나는 서론에 약간은 지루할 수도 있겠지만, 상황을 제시하고 소위 말하는 밑밥을 좀 깔아가다가 중간 중간에 떡밥을 투척하고, 이것을 마지막에 회수하면서 대결론을 내고 싶다. 이러는 면이 드라마틱한 설득이 될 것 같다! 라는 생각을 갖고 있더라도, 보고서 작성에서는 그러지 말자. 

 

4. 표현력

좋은 보고서는 잘 보여야 한다. 글씨가 깜지처럼 빽뺵하게 써있는 보고서는 읽기조차 싫어지기 마련이다. 너무 내용이 축약되어버려서 의미를 파악하기 난해한 것은 문제가 있지만, 적당한 수준에서 내용들이 잘 구조화가 된 보고서는 한 눈에 들어와 상사가 그 내용을 파악하기에 수월하다. 마치 잘 정리된 책상처럼.

 

 

보고서 전체라는 거시적인 측면에서 볼 때에는, 구조화 표현법이 중요하다. 마구잡이로 의식의 흐름대로 나열된 문장들을 정해진 프레임에 맞게 분류하고 배치하는 것이 바로 그것이다.

예를 들어 한 주제에 대해서 Good -Bad로 배치를 한다던가, 시간 순으로 나열을 한다던가, 정-반-합의 구조로 간다던가 하는 것들이 바로 그것이다. 이렇게 특정한 기준을 가지고 문장을 배치한 뒤에는, 보다 더 세련되게 다듬을 필요가 있다. 일명 MECE 기법으로, 쉽게 말하면 중복과 누락이 없도록 내용을 전체적으로 다듬는 것이다. 그리고 왜인지는 모르겠지만 통상 항목이 3개로 구성될 때 가장 안정적으로 보이는 효과가 있다. 한편, 마케팅 용어에서 나오는 4P나 뭐 SWOT 이런것 처럼 내 문장과 문단을 뭔가로 묶어낼 수 있다면, 읽는 사람 입장에서도 한결 세련되어 보이고 눈에 더 들어올 것이다.

미시적인 관점에서는, 글로만 보고서를 구성하기 보다는 숫자, 도표, 차트 등을 활용하는 방법이나 자간 및 장평 등을 조절하는 방법이 있는데 이러한 내용은 본고에서는 다루지는 않겠다.

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내 생각을 남의 머리로 옮기는 일 만큼 세상에 어려운 일이 또 있을까 싶다. 그리고 우리는 그 어려운 일을 특히 보고서라는 양식을 통해서 해내야만 한다. 사실, 경험 상 보고서를 잘 쓰는 가장 쉽고 확실한 방법은 남이 쓴 것중에 잘 쓴 보고서들을 찾아서 읽고 베껴서 써보는 것이었다. 그렇게 양질의 보고서를 베껴써 봄으로써 그 양식이 몸에 체득되게 하는 것이 실력을 키우는 좋은 방법이자, 많이 써보는 것은 무엇보다도 가장 중요한 요건 중에 하나인데 보고서를 쓸 때 아무 생각 없이 쓰는 것 보다는 앞서 이야기한 측면들을 다시 한 번 고려하면서 작성해 보는 것 만으로도 이전과는 다른 보고서를 작성할 수 있게 될 것이다.