프로 일잘러를 위한 시간 관리법을 듣고

"시간을 지배할 줄 아는 사람은 인생을 지배할 줄 아는 사람이다."
- 에센 바흐

 

 

 

1. 강의 개요

 

[강의소개] 

프로 일잘러를 위한 시간 관리법은 유데미에 올라와 있는 강의다.

25년차 직장인이자 IT전문가, 작가라는 다양한 경력을 지닌 강사가 본인의 노하우를 모아 시간관리 비법을 전해준다.

 

[강사소개] 

김지현 : 디지털 기술이 주는 일상, 사회 변화와 기업 혁신에 대한 연구하는 Tech 전문가

이력사항 : SK my SUNI 부사장, 前 KAIST 정보미디어 경영대학원 겸직교수, 다음커뮤니케이션 신규사업 전략이사 등

 

2. 강의 내용 요약

(1) 할일과 스케쥴 효과적 관리하기

• 시간관리라 함은 시간을 활용해 일을 처리하는 것이다. 
• 많은 일을 완벽하게 처리하기 위해서는 두 가지 방법이 있다. 첫번째 야근한다, 두번째 천재성을 발휘해 처리한다.
• 처음에는 모르니까 야근할수밖에 없다. 하지만 평생 야근할 수는 없다. 점점 천재가 되어야 한다.
• 회사생활은  [①데이터 수집(사원, 주임) → ②정보 도출(대리, 과장) → ③의사결정(임원)] 순으로 올라간다.
  1,2에서의 물리적 시간 투입은 필수적이다. 단 이를 단축해서 빠르게 3으로 성장해야지.
• 업무에 물리적 시간 투입을 단축하기 위해서는 스마트 워크 툴을 구축하고 활용하는 것이 필요하다.

 

• 효과적 관리 팁 1. 구글캘린더를 활용하여 스케쥴과 나의 할 일을 한번에 통합관리하자.

      - 구글캘린더에는 남과의 약속 기록, 캘린더 옆에 task를 활용해서 내 할일을 통합 기록.

      - 캘린더 일정을 카테고리별로 분류(개인일정, 회사일정, 프리랜서일정, 가족일정 등).

        나중에 캘린더만 봐도 한 눈에 내 삶이 들어온다.

• 효과적 관리 팁 2. 이메일관리. 받은 메일함에서 답장회신을 완료한 메일은 삭제하자. 

      - 자연스럽게 메일 함에 남은 메일이 To-Do가 된다.

      - 메일함 깔끔하게 클린한 상태로 만드는 재미로 일하게 된다. 

 

• 효과적 관리 팁 3. 일의 최우선 순위는 10분 내에 처리 가능한 일 먼저 하기.

      - 할 일의 우선순위는 누가 정하냐? 내가 아니라 시킨 사람이 정하는 거다.

      - 10분 이내에 처리할 수 있는 간단한 일은 중요도 관계없이 빨리 처리해버리자.

 

 

 

(2) 나만의 업무 교과서 프로젝트 일기

• 경험의 디지털라이징. 업무 일기를 작성함으로써 배움에 대한 복기 가능. 지식이 지혜가 될 때까지.
• 업무 과정에서 발생했던 손으로 필기해둔 내용이나 화이트보드도 사진찍어 에버노트에 저장해두면 좋음.
• 샤워실에 물에 젖지 않는 펜과 종이도 비치해놓고 기록하고 이를 사진찍어 에버노트에 올려두고 참고.
• 뇌는 기억을 완벽하게 못하니, 뇌를 믿지 말고 수시로 기록을 해야 한다.
• 프로젝트에 대한 기록들이 쌓이면 나만의 업무 교과서가 된다.
• 기록에서만 끝나지 않고 수시로 재확인을 해야 배움을 얻을 수 있다.

 

 

(3) 생산적인 회의운영과 회의록 정리 기술

• 보통의 우리나라 기업 회의의 문제점은 토론이 아닌 일방적 업무지시라는 것.
• 일방향이다 보니 회의 참석자들은 딴짓하기 일쑤이며, 회의가 끝나도 결론과 액션플랜이 나오지 않는다.
• 회의목적에 따라 적정한 회의 운영 필요. 지시성 회의 / 문제해결 회의 / 아이디어 회의
• 화이트보드, 스탠딩회의 등 다양한 회의 운영방식을 벤치마킹하고 도입할 필요. 형식이 바뀌면 내용도 바뀐다.
• 회의 주최자는 [회의의 목적, 참여대상, 대상자의 참여이유, 자료] 를 회의 전 고지해야 함
• 회의 일정을 적정 시점에 재고지하여 알림을 줘야 참석자들이 준비한다.
• 회의 시작 및 중간에 회의의 목적에 대해 상기시켜줘야 주제에 집중할 수 있다.
• 24시간 이내 [주최자]가 회의록을 공유해줘야 정리 및 관리가 됨.

      - 회의록에는 [회의제목, 회의주제, 일자, 목적, 참석자, 내용, 결론 및 액션플랜, 주최자의 코멘트] 포함

      - 회의 참석자 중 막내가 쓰게 하지 말고, 회의를 주최한 사람이 써야 정리가 제대로 된다.

• 회의 참석자에 대한 역지사지로 준비가 필요.

 

 

(4) 구조적 사고를 위한 마인드맵 정리법

• 특히 신규프로젝트는 떠오르는대로 마인드맵에 던져넣어놓고 구조화를 하면 정리가 된다.
• 마인드맵은 디지털툴을 이용하는 것이 항목들의 수정 및 그룹화, 정리가 간편하다.
• 마인드맵을 통해 내 생각을 주도적으로 정리하는 습관. 구조적 사고법의 생활화 가능

 

 

(5) 시간 관리를 위한 업무 습관 들이기

• 회사 내 세대 간 스펙트럼이 넓다. 이들 간 선호하는 커뮤니케이션 툴이 다르다. 경영진은 대면보고 - 팀장급은 이메일 - 신세대는 카톡이나 슬랙 등. 중간관리자가 느끼는 양 극 간의 간극이 크다.
• 같은 툴로 회의를 해도 기능 활용도에 따라 회의가 다르다.
• 오프라인 회의의 물리적 한계를 디지털 툴로 극복 가능. 업무공유 및 협업이 쉬움.
• 업무지시자로 인한 고통. 상사를 바꿀 수는 없으니 내가 바꾸어야함.
• 5W1H 에 기반한 물어보기. 우선순위 조정과 질문 생활화
• "어제 시킨거보다 이게 더 급한건지요?" 질문의 생활화가 업무 효율성을 올린다.
• 상급자가 안시켜도 중간보고를 해야 방향이 다르더라도 일찍 유턴할 수 있다.
• 숫자와 다이어그램 등을 활용한 구조적 설득을 해야 한다. 상사는 글로만 써있는거 대충 읽고 나중에 딴소리한다.
• 업무 지시자는 하급자에게 충분한 일의 배경설명을 해줘야 하고, 중간점검을 자주하고, 양식과 샘플을 제시해 주고, 개인별 업무량과 업무역량을 판단해 일을 시켜야 한다.

 

3. 강의 평

강사가 본인이 직장인으로서 업무를 해 오며 축적한 노하우를 풀며 스마트 한 업무를 진행할 수 있는 방법을 전수해 주는 강의였다. 전문적인 강사 보다는 직장 선배 같은 느낌의 강의였다.

 

장점으로는 정말 현업 현장에서 느낀점을 바탕으로 한 업무효율성 향상의 방법이었던 것 같고, 단점으로는 강의 구성이 체계성이 부족했던 것 같고 많은 내용을 겉핥기식으로만 언급해 준 것 같다.

 

모든 자기계발 강좌나 책들이 그렇듯, 사람은 저마다 처한 상황이 다르기 때문에 그 내용을 100% 적용할 수는 없다.

하지만 몇 가지 팁들은 참고해 볼 만 한 내용인 것 같다. 특히 10분 내 처리 가능한 일부터 먼저하기, 업무 프로젝트 수시로 기록하여 나만의 업무교과서 만들기 등은 사회초년생이 바로 적용하기 좋은 팁 같다.